Términos de radicación: las fechas que borran sus ingresos sin avisarTimely filing limits: the deadlines that quietly erase your revenue
Toda reclamación tiene fecha de vencimiento. Cuando se cierra el término de radicación, la aseguradora puede denegarla sin más, y en la mayoría de los casos la práctica tampoco puede cobrársela al paciente. El trabajo se hizo; el dinero simplemente se pierde.
Los términos que importan
- Medicare tradicional: 12 meses (un año calendario) desde la fecha de servicio (42 CFR 424.44).
- Medicare Advantage, Medicaid y planes comerciales: lo que diga su contrato o el manual del programa. Son comunes términos de 90 a 365 días, y algunos planes dan menos tiempo para reclamaciones corregidas.
- Apelaciones de Medicare: la redeterminación se pide dentro de 120 días desde que recibe la determinación inicial. CMS presume que la recibió 5 días después de la fecha del aviso (42 CFR 405.942).
Cómo vencen las reclamaciones sin que nadie se dé cuenta
- Rechazos que nunca llegaron a ser reclamaciones. Si el clearinghouse o la aseguradora la rechazó en la entrada, nunca se recibió. Eso no detiene el reloj.
- Cubierta incorrecta o terminada. No se verificó la elegibilidad al registrar al paciente, la reclamación va a la aseguradora equivocada y el término de la correcta se vence.
- Coordinación de beneficios. La reclamación secundaria espera un EOB de la primaria al que nadie le da seguimiento.
- Denegaciones olvidadas en una cola de trabajo. El término para apelar suele ser más corto que el de radicar.
Guarde prueba de que radicó a tiempo
Guarde el informe de aceptación de la aseguradora (el acuse 277CA), no solo su registro de "enviado". Si la aseguradora dice que llegó tarde, ese informe es su evidencia.
Una rutina semanal de 15 minutos
- Saque todas las reclamaciones abiertas con fecha de servicio de más de 60 días.
- Ordénelas por días que quedan para radicar o apelar, no por monto.
- Trabaje primero todo lo que tenga menos de 30 días.
- Revise el informe de rechazos del clearinghouse y corríjalos esa misma semana.
- Anote en un solo lugar el término de radicación y de apelación de cada aseguradora, para que nadie tenga que adivinar.
Verifique una reclamación ahora
Nuestro verificador de término de radicación le muestra la fecha exacta y los días que le quedan para cualquier fecha de servicio.
Every claim has an expiration date. Once the timely filing window closes, the payer can deny the claim outright, and in most cases the practice can't bill the patient for it either. The work was done; the money is simply gone.
The deadlines that matter
- Original Medicare: 12 months (one calendar year) from the date of service (42 CFR 424.44).
- Medicare Advantage, Medicaid and commercial plans: whatever your provider contract or state manual says. Windows of 90 to 365 days are common, and some plans are shorter for corrected claims.
- Medicare appeals: a redetermination must be requested within 120 days of receiving the initial determination. CMS presumes you received it 5 days after the date on the notice (42 CFR 405.942).
How claims expire without anyone noticing
- Rejections that never became claims. A claim rejected by the clearinghouse or payer front end was never received. It does not stop the clock.
- Wrong or terminated coverage. Eligibility not checked at check-in, so the claim goes to the wrong payer and the real one's window runs out.
- Coordination of benefits. Secondary claims wait on a primary EOB that nobody follows up on.
- Denials parked in a work queue. The appeal window is usually shorter than the filing window.
Keep proof that you filed on time
Save the payer's acceptance report (the 277CA acknowledgment), not just your own "sent" log. If a payer says a claim is late, that report is your evidence.
A 15-minute weekly routine
- Pull every open claim with a date of service older than 60 days.
- Sort by days left before the filing or appeal deadline, not by dollar amount.
- Work anything under 30 days first.
- Check the clearinghouse rejection report and fix rejections the same week.
- Record each payer's filing and appeal limits in one place so nobody has to guess.
Check one claim right now
Our free timely filing checker shows the exact deadline and days left for any date of service.
- 42 CFR 424.44 — time limits for filing Medicare claims
- 42 CFR 405.942 — time frame for filing a request for redetermination
Material educativo; no constituye asesoría legal. Verifique las reglas de cada aseguradora.Educational material; not legal advice. Confirm each payer's rules.